Asociace předškolní výchovy, z.s., (dále jen „APV“) vede za účelem evidence svých členů jejich neveřejný seznam. Seznam členů spolku obsahuje údaje o členech a čekatelích členství (osobách, které podaly přihlášku do APV). Seznam členů je veden v listinné i elektronické podobě. Údaje o bývalých členech jsou vymazány bez zbytečného odkladu po zániku členství. Údaje o čekatelích členství jsou uchovávány do schválení/zamítnutí členství, nejdéle však po dobu jednoho roku od podání přihlášky. Na údaje a výkazy vedené na základě nezbytných právních povinností se vážou zákonem stanovené skartační lhůty.
Údaje ze seznamu členů APV jsou využívané primárně pro potřeby interního chodu APV a jsou zpracovány pro účely oprávněných zájmů APV, které jsou definované stanovami. Za zpracování, evidenci, ochranu a bezpečné uložení těchto výkazů je zodpovědný pověřený člen výboru.
V seznamu členů se o členovi vedou povinně tyto údaje: jméno a příjmení, datum narození, elektronická doručovací adresa, datum vzniku členství v APV, typ vykonávané funkce. V seznamu se dále volitelně vedou doplňující údaje: poštovní doručovací adresa, identifikace zaměstnavatele, telefonní kontakt.
Zápisy, změny a výmazy v seznamu členů se provádí na základě usnesení členské schůze nebo výboru APV poté, co se dozví o vzniku nebo zániku členství nebo o změně údajů zapsaných v seznamu členů. Zápisy, změny a výmazy v seznamu členů provádí pověřený člen výboru.
Člen je povinen oznámit členské schůzi nebo výboru spolku každou změnu údajů evidovaných v seznamu členů bez zbytečného odkladu poté, co změna nastala.
Seznam členů je zpřístupněn pouze členům spolku prostřednictvím webových stránek APV. Předseda je zároveň odpovědný za jeho ochranu a bezpečné uložení a je pověřen ke komunikaci s dozorovým úřadem. Člen má právo své údaje označit jako nepřístupné pro ostatní členy s výjimkou členů výboru APV.
Každý člen, a to i bývalý, obdrží na svou žádost od spolku na jeho náklady potvrzení s výpisem ze seznamu členů obsahující údaje o své osobě, popřípadě potvrzení, že tyto údaje byly na základě žádosti člena změněny nebo vymazány. Na místo zemřelého člena může o potvrzení požádat jeho manžel, manželka, dítě nebo rodič, a není-li žádný z nich, může o vydání potvrzení žádat jiná osoba blízká nebo dědic, prokáží-li zájem hodný právní ochrany.
